人数を言う時の注意

パーティー会場をあたる際、注意することがある。策を弄して人数を少な目に言う幹事がいる。三百人集まると判っていながら二百五十人と言う。これはダメである。予算がなくて苦しいなら、それをハッキリ言うことだ。人数に確信がないならば、「三百人集まると思うけれど、情勢で五十人前後の凸凹があるかも知れない。その節はあらためて連絡するからよろしく」と内部事情を正しく伝えて協力を要請すればよい。幹事と係員は誠意の見せ合いが必要である。力を合わせてパーティーを作りあげる仲である。パーティーの成功を手を取り合って喜ぶ仲である。人数の件にかぎらず、幹事の小銃に会場側スタッフがだれてしまい、婚活パーティーがいまひとつ盛り上がらずに終った例は多い。

私の友人の宴会プロデューサーS氏は、複数の会場から見積りを取った時は、予約決定先には電話でその旨を伝えても、断わり先には菓子折りの一つもさげて直接説明に行くことにしているという。プロらしい心遣いだが、あなたの参考にもなるだろう。

上手な予算の立てかた

「いつ」「どこ」と密接に関係するのが「いくら」だ。

  • 全費用を主催者がまかなう婚活パーティー
  • 会費(または包み金〉の不足分を主催者がまかなう婚活パーティー
  • 全費用を会費ハまたは包み金〉でまかなう婚活パーティー
  • 全費用を会費ハまたは包み金〉でまかなった上、利益を出す目的の婚活パーティー

どのスタイルでも、一定の予算の中で、より盛大な婚活パーティーにするのが幹事の腕になる。

一般に、総支出の七割が会場への支払い、残りの三割が印刷代、郵送代、土産品代、余興アトラクション経費、その他の諸雑費、になることが多いが、ケースにより比率は異なる。いずれにしても‘幹事は、総収入総支出の予算案を作らなければならない。会費制の場合は、一応世間相場の会費を設定して予算案を作るのが手っとり早い。

ところで、幹事には準備資金が必要だ。会費でまかなう婚活パーティーの場合は、(パーティー券前売り制の特別な例をのぞいて)婚活パーティー当日にならないと収入がない。準備金を上司が出してくれればよい。婚活パーティーの主役、発起人、後援者などがいてポシと立て替えてくれればよい。しかし、幹事というものつらいもの、ときには奥さんにふくれっ面をされながら自宅の貯金を引き出して準備資金に当でなければならないこともある。

案内状の印刷代はともかく、送信返信の切手代はツケがきかない。幹事打ち合わせのたびの茶菓代もパカにならない。そこで、一定額の準備資金を決めて、信用の置けるサラリローンを利用するのも、会計上ハッキリして良いかも知れない。