出席の返事

ひとが来るだろうか。幹事最大の気がかりは出席者の数である。招待状・案内状を出せば必ず人が集まるというものではない。トップの就任披露などの公式パーティーさえ例外ではない。「欠席率が比較的少ない」に過ぎないのだ。

婚活パーティーの案内状を出して、ほとんど出席の返事も受け取って、これで安心と思っていたところ、当日、欠席者が三割を越し、大物のゲストも代理を寄越すことが多いという具合で、式典もパーティーもさまにならずまっ青になるケースもある。招待状を受けたほうは、出席の返事をしても、その後、「ぬきさしならぬ他用ができたので、申し訳ないがやむを得ず」欠席する人から、「うちの社から五人も出るなら、私ぐらい顔を出さなくても義理を欠くまい」と、アッサリ気持ちが変る人まで、多数のケースが出るのだ。

財界の実力者か「業績が悪いのに派手な婚活パーティーを催す新社長の気が知れぬ」と一言つぶやいたばかりに、出席をとりやめる招待客が続出した婚活パーティーの例もある。

あなたが幹事の今回の婚活パーティーはどうだろうか。招待状・案内状を出して、一二割の欠席返事が来た上に、当日、出席予定者の中からまた三割の欠席者が出たとしたら、パーティーはどれほどみじめなものになるだろう。あなたは心臓ショックでひっくり返るかも知れない。そんな幹事にならないために、あなたは十分に考えて人集めにかからなければない。

招待客名簿の作成

誰に案内状を出すか。まずリストを作らなければならない。社員名簿、職員名簿、組ム員名簿、開業社(者)名簿、後援会名簿、同窓会名簿、町内会名簿、同好会名簿など、既製の名簿名鑑はリスト作成の芯になる。必要に応じて他社の社員名簿、近隣の町内会名簿なども揃えなければならない。主役が存在するパーティーならば、主役の親戚縁者の名簿、友人知人の名簿が絶対に必要だ。その他、名刺帳を繰り電話帳を繰り、招待者名を収集・整理して一覧表を作るわけである。

案内状の実例

案内状は封書(案内状と返信はがきと、ときには会場・駐車場の地図を同封する〉が普通だ。気のおけないパーティーならば往復はがきでもよい。文面は印刷が普通だが、仲間同士の小さな宴会ならば、手書き文を複写してもよい。

案内状の文章は誰が起草するか。幹事グループや心安い知り合いに文章の達者がいれば結構だが、この種の文章はなかなか難しいものだ。みなであちこちの同種の会の案内状を入手して検討し、「これを参考にしよう」と決めることが多いようだ。会社の秘書課総務課や印刷所には大概のサシプルがあるので便利だ。ただし、その種のサシプルは、紋切り型が多いので、まるまるイタダキは一考を要しよう。多少なりとも主催者や幹事の心意気を感じさせる文面にしたいものだ。